“Libros corporativos — Herramientas esenciales para la vida de una sociedad”
Alfonso José Araujo Azuara
Introducción.
Actualmente gran parte del sector emprendedor mexicano y extranjero que busca iniciar negocios en México deciden constituir su sociedad visualizando el proceso en sencillos pasos para comenzar operaciones en México.
Considerando así que los elementos esenciales para la constitución de sociedad inician con la (i) autorización de uso del nombre o denominación (ii) firma de la escritura constitutiva, (iii) la apertura de cuentas bancarias, (iv) obtención del registro federal de contribuyentes (RFC) y firma electrónica y, en su caso, (v) la contratación de un contador o personal administrativo. Sin embargo, si la intención es iniciar un negocio próspero y rentable y además reducir el control empresarial interno deben tomarse en cuenta la gama de obligaciones, responsabilidades y disminución de riesgos en materia fiscal y financiera que se logra con la práctica diligente de mantener actualizados los libros corporativos de la sociedad.
El seguimiento de la vida corporativa de las sociedades no debe ser considerado como un mero trámite; como todo proyecto en el que se cuenta con un monto de inversión, patrimonio y/o administración de activos, la organización corporativa requiere de mantenimiento, cuidado y especial atención respecto de su forma de realizarse.
Con el tiempo toda sociedad es susceptible y requerirá de verificaciones y revisiones de terceros, ya sea auditores, posibles nuevos socios comerciales o inversionistas, requerimientos judiciales o simples actualizaciones de rutina, entre otros.
Irregularidad corporativa.
El primero de los pasos para comenzar un negocio, iniciará con la constitución de la sociedad, para posteriormente desarrollar las actividades propias del negocio y de forma simultánea mantener diligentemente la organización y control sobre los registros corporativos de la sociedad.
¿Qué tan común es que los socios o accionistas de las sociedades conozcan el contenido de sus estatutos sociales?
¿Con qué frecuencia se verifica que las operaciones en libros contables concuerden con las operaciones registradas en libros corporativos?
¿Cada cuántos años regularizas el contenido de tus libros corporativos?
En México es muy común escuchar frases como “no tengo libros corporativos” o “los libros pueden rehacerse”. En este sentido, mantener un debido control de los registros corporativos y su actualización se traduce en seguimiento, seguridad y eficiencia comercial. Lo anterior, debido a la gran cantidad tiempo y recursos que pueden ahorrarse en la preparación y/o regularización de multiplicidad de actos en el transcurso de los años.
Según el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), se estima que en los últimos 10 años, más del 60% de las sociedades en México no cuentan con sus libros corporativos actualizados o, en el peor de los casos, ni siquiera cuentan con los mismos[1].
Algunos de los factores que consideramos son causa de lo anterior, son: (1) miedo a la fiscalización, (2) irregularidad contable y/o fiscal y/o (3) desconocimiento, pereza o desidia.
¿Qué son los libros corporativos?
Los libros corporativos son aquellos registros internos de la sociedad que contienen la vida y devenir de ésta, es decir, su historia, cambios importantes como pueden ser, cambio de sus socios o accionistas, incrementos o disminuciones de capital, acuerdos del órgano de administración, cambios de domicilio, y toda clase de acuerdos de importancia y relevancia para conocer el estatus actual y antecedentes de una sociedad.
Conforme a las leyes aplicables en México (Código de Comercio — CC, Ley General de Sociedades Mercantiles — LGSM y Ley del Mercado de Valores — LMV) contar y mantener los libros corporativos es una obligación cuyo incumplimiento no se encuentra sancionado.
¿Por qué establecer dicha obligación si tenemos una evidente práctica de informalidad e irregularidad? Pues existen múltiples razones: (a) como método de control interno corporativo, comercial, fiscal y/o administrativo, (b) para facilitar la comprobación de las operaciones y actividades realizadas por la sociedad, © como método de comprobación (documental y pericial) y (d) como parte de prácticas éticas y de cumplimiento global, entre muchas otras.
¿Cuáles son los libros corporativos?
Existen 4 libros principales que toda sociedad debería mantener:
(1) Libro de Actas de Asamblea[2]: Contiene todos y cada uno de los acuerdos adoptados por los accionistas o socios de la Sociedad, cualquiera que sea su naturaleza. Por regla general su contenido se detalla en la LGSM, sin embargo es factible variar dicho contenido en el acta constitutiva de las sociedades.
Asimismo, conforme a la propia LGSM, existe la obligación de cuando menos celebrar una asamblea general anual la cual deberá realizarse en los primeros 4 meses de cada año siguientes a la conclusión del ejercicio social para tratar por lo menos los asuntos previstos en los artículos 181 y 182 de la LGSM[3].
(2) Libro de Registro de Acciones (S.A.) / Libro Especial de Socios (S. de R.L.)[4]: Este libro contiene los datos de identificación de los socios o accionistas, incluyendo su nacionalidad, domicilio, número de acciones o partes sociales, valor de las mismas, en su caso, e incluso todas y cada de sus transmisiones, entre otros.
Es importante destacar que, para efectos legales, la sociedad solo reconocerá como su socio o accionista a quien aparezca inscrito con tal calidad en dicho registro, lo cual resulta fundamental para el ejercicio de los derechos corporativos (de voto) o económicos (pago de dividendos o reembolsos de capital).
(3) Libro de Variaciones en el Capital[5]: En este libro se hacen constar los movimientos de capital concernientes a los aumentos o disminuciones del capital de las sociedades.
Este libro suele ser de gran importancia por lo que hace a la acreditación de operaciones comerciales ante autoridades jurisdiccionales o fiscales, ya que algunos de los actos que aquí se registran requieren de formalidades legales especiales (protocolización, publicación en el Sistema Electrónico de la Secretaría de Economía y/o registro ante el Registro Público de la Propiedad y del Comercio) o, en su caso, registros contables que las soporten.
(4) Libro de Sesiones del Consejo de Administración (S.A.) / Consejo de Gerentes (S. de R.L.): Este libro resulta de gran importancia cuando el órgano de administración y representación de la sociedad es colegiado (varias personas), en cuyo caso todas sus decisiones y sesiones serán registradas en este libro.
Conclusiones y recomendaciones
Mantener con vida un proyecto empresarial requiere de responsabilidad y diligencia, por lo que resulta importante hacer uso de las herramientas legales y comerciales conforme a las leyes y prácticas comerciales habituales; sin embargo, tratándose del mantenimiento y actualización de los libros corporativos de las sociedades en Mexico, no es una práctica común utilizar totalmente y/o de forma adecuada estas herramientas.
Tener registros verificables dan certeza y tranquilidad en materia corporativa al contar con elementos de prueba transparentes y fehacientes para lograr una ventaja competitiva. Es por ello que, es importante mantener un control corporativo apegado a un esquema de actualización constante y de verificación que logre que el estatus de las sociedades sea revisable e identificable de forma ágil, sencilla y rápida.
[1] https://www.inegi.org.mx/rnm/index.php/catalog/491/related_materials?idPro=.
[2] Artículo 194 de la LGSM.
[3] Artículos 181 y 182 de la LGSM.
[4] Artículos 73 y 128 de la LGSM.
[5] Artículo 219 de la LGSM.
Para más información en relación con este tema favor de contactar a
Alfonso José Araujo Azuara
aaraujo@rrs.com.mx
Edmundo Elías-Fernández
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