Proveedores de Servicios Sujetos a la Reforma Laboral 2021.
Como parte del impacto de la reciente reforma en materia laboral en relación con la prohibición de la subcontratación de personal, resulta necesario revisar la forma en la que se contratan algunos servicios, por ejemplo, servicios de limpieza de oficinas, mantenimiento, seguridad o cualquier otro en los que un tercero ponga a disposición o proporcione personal propio en favor de otro para la ejecución de los servicios contratados, así como la forma en la que se documentan dichas contrataciones, esto para determinar si resulta necesario que se hagan ajustes para estar en cumplimiento con la mencionada reforma.
Por lo anterior, la presente es una guía de preguntas para determinar si alguno de sus proveedores está sujeto a ser regularizado y/o que, en su caso, sea necesario que el mismo se registre en el Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas y/o cumpla con requisitos adicionales establecidos en la Ley Federal del Trabajo.
1. ¿Quién es el prestador de servicios?
Lo primero que debemos tener claro, es quien nos está prestando el servicio, una persona física, una persona moral. Asimismo, requerirle todos los documentos con los que acredite su legal existencia, cumplimiento de obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social y que cuenta con la capacidad y recursos propios para la prestación de servicios en cuestión.
2. ¿Qué tipos de servicios presta?
Es importante que los servicios tengan carácter de especializados y que no sean parte de las actividades preponderantes o el objeto social de su empresa.
3. ¿Los servicios que presta el proveedor se encuentran dentro del objeto social del proveedor?
Para que el proveedor pueda prestar los servicios, estos deben estar previstos en su objeto social.
4. ¿Los servicios que presta el proveedor se encuentran dentro del objeto social de su empresa?
Para estar en posibilidad de contratar servicios especializados a un proveedor, es necesario que estos servicios no estén previsto en el objeto social de su empresa.
5. ¿Se pone a disposición de su empresa personal para la prestación de servicios?
Sólo es materia de aplicación de la reforma la prestación de servicios en los que el proveedor o contratista ponga a disposición o proporcione personal propio en favor del beneficiario o contratante para la ejecución de los servicios.
De ser así resulta indispensable detallar de los servicios, alcances y obligaciones de proveedor y de personal a través del cual prestará los servicios especializados.
6. ¿Todos los prestadores de servicios tienen obligación de registrase en el Padrón de prestadores de servicios especializados?
No, el registro es exclusivamente para quien ponga trabajadores a disposición de un tercero para la realización de los servicios y las obras especializadas contratadas.
7. ¿Los empleados que ejecutan los servicios contratados son empleados del proveedor?
Resulta relevante tener claro quién es el patrón de los empleados que ejecutarán los servicios.
8. ¿Los servicios se ejecutan dentro de las instalaciones de su empresa?
Sin duda en caso de que los servicios se presten es sus instalaciones incrementan cualquier contingencia, por ello resulta necesario incluir disposiciones contractuales en el contrato con el proveedor para su protección.
Una vez analizado lo anterior, será necesario que aquellos proveedores que estén sujetos a la reforma tengan un contrato firmado con su empresa, en el cual se incluya, al menos:
1. Los distintos objetos sociales o actividades económicas principales de las partes.
2. Descripción detallada de los servicios y su carácter especializado.
3. Obligación de obtener su Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas (https://repse.stps.gob.mx ), y mantenerlo vigente durante el tiempo que se presten los servicios. Y posibilidad de la terminación anticipada inmediata del contrato sin responsabilidad para su empresa, en caso de que el proveedor pierda este registro o no lo renueve cada tres años.
4. Número de empleados del proveedor que ejecutarán los servicios.
5. Posiciones y funciones de empleados del proveedor que ejecutarán los servicios que deberán ser distintos a los de los puestos de los empleados del contratante.
6. Obligación del proveedor de presentar ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, cuatrimestralmente, a más tardar el día 17 de los meses de enero, mayo y septiembre la información a la que refiere el artículo 15-A de la Ley del Seguro Social.
7. Obligación del proveedor de ante el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, cuatrimestralmente, a más tardar el día 17 de los meses de enero, mayo y septiembre la información a la que refiere el artículo 29-A de la Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores.
8. Obligación del proveedor de acreditar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, laborales y de seguridad en cualquier momento.
9. Obligación del proveedor de que su personal porte el uniforme con el logotipo impreso, bordado o grabado, así como el gafete para su identificación personal y/o cualquier elemento distintivo que lo identifique como personal del proveedor, de tal forma que se pueda identificar a simple vista como un proveedor externo de su empresa. Esto en el supuesto de que los servicios sean prestados dentro de las instalaciones de su empresa.
10. Penalizaciones en caso de incumplimiento del proveedor con cualquiera de las obligaciones en materia fiscal, laboral y de seguridad social, así como obligación del proveedor de sacar en paz y a salvo a su empresa de cualquier contingencia derivada de dicho incumplimiento.
11. Declaraciones y obligaciones de cumplimiento ético.
Por último, algunos criterios para para la priorización de la revisión de las relaciones con proveedores:
1. Carácter esencial / indispensable de los servicios para su empresa.
2. Volumen.
3. Frecuencia.
4. Montos pagos.
5. Se pone o no personal del proveedor a disposición del cliente para la prestación de los servicios.
6. Concepto de facturación entre compañías.
Esperamos la presente información le sea útil para comenzar la regularización de las relaciones con sus proveedores de servicios. Favor de considerar que el presente documento contiene información y criterios de referencia, es necesario que se analice a detalle relación con cada uno de sus proveedores de servicios.
Para más información en relación con este tema favor de contactar a:
Karla Peña Medina kmedina@rrs.com.mx
Edmundo Elías-Fernández eelias@rrs.com.mx
Rodolfo Ramos Menchaca rramos@rrs.com.mx
Alejandro Ripoll-González aripoll@rrs.com.mx
Emmanuel Ibarra Castillo eibarra@rrs.com.mx
